Uppförandekod för leverantörskedjan

Omfattning, efterlevnad och ansvar

Denna Kod gäller för Scandics leverantörer, underleverantörer och andra samarbetspartners (hädanefter ”Leverantören”), inklusive deras anställda och tillfälligt anställda, oavsett om de är fast anställda, tillfälligt anställda eller inhyrda (hädanefter ”Anställda”).

Samtliga av Scandics Leverantörer, oavsett om de tillhandahåller produkter eller tjänster, ska som minimum följa Kodens villkor och bestämmelser. Leverantören ansvarar för att alltid inkludera kraven i denna Kod i sina avtal med underleverantörer och tillfälligt anställda.

Vägledande principer

Koden bygger på FN:s Global Compacts tio principer, vilka i sin tur baseras på Förenta nationernas allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, Internationella arbetsorganisationens deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, Riodeklarationen om miljö och utveckling samt Förenta nationernas konvention mot korruption.
De tio principerna reglerar frågor som rör mänskliga rättigheter, arbete, miljö och antikorruption och utgör grunden för Scandics förväntningar på Leverantören.

Dokumentation och inspektion

På begäran ska Leverantören förse Scandic med information och data samt genomföra en egenrevision för att försäkra Scandic om att Koden efterlevs. Scandic har rätt att genomföra platsinspektioner vid samtliga av Leverantörens anläggningar för att säkerställa efterlevnad av Koden. Sådana inspektioner kan utföras av Scandics anställda eller av oberoende externa granskare.

Skyldighet att informera Scandic

Leverantören ska omedelbart och skriftligen informera Scandics Director Group Procurement om eventuella avvikelser från Koden. Om Leverantörens Anställda uppmärksammar misstänkta avvikelser från Koden får de inte bestraffas på något sätt. Det är möjligt för Leverantörens anställda att anonymt rapportera avvikelser via visselblåsartjänsten som finns tillgänglig på Scandics webbplats. Leverantören har en skyldighet att säkerställa att dess anställda och underleverantörer är informerade om Scandics visselblåsarfunktion.

Möjlighet att åtgärda överträdelser

Om en väsentlig avvikelse från Koden inträffar ska Leverantören implementera en korrigerande åtgärdsplan som gemensamt har överenskommits av Leverantören och Scandic. Scandic ska säkerställa att samtliga avtal med Leverantörer inkluderar en rätt för Scandic att säga upp avtalet, helt eller delvis, i följande fall:

1. Leverantören är oförmögen eller ovillig att genomföra de åtgärder som anges i den korrigerande åtgärdsplanen.
2. Leverantören har upprepade gånger brutit mot Koden.
3. Leverantören har avvikit från Koden avsiktligen.
4. Leverantören har avsiktligen undanhållit information om en avvikelse från Koden.

En sådan uppsägning ska gälla från den tidpunkt som anges i ett skriftligt uppsägningsmeddelande från Scandic.

Scandics förväntningar på Leverantören

Följande minimikrav är vad Scandic förväntar sig av sina Leverantörer. Om tillämplig lagstiftning eller andra regler, exempelvis kollektivavtal, ställer strängare krav ska dessa tillämpas.

Mänskliga rättigheter

1. Leverantören ska respektera mänskliga rättigheter och säkerställa att alla Anställda är medvetna om och förstår dessa rättigheter. Anställda ska uppmuntras att ta upp frågor och rapportera problem.
2. Leverantören ska eliminera alla former av tvångsarbete och får inte konfiskera Anställdas originalhandlingar för identitet eller liknande. Anställda ska ges rörelsefrihet.
3. Barnarbete är aldrig tillåtet. Minimiåldern för Anställda är 15 år och alla Anställda ska ha fullgjort obligatorisk skolgång. Anställda under 18 år får inte arbeta nattpass eller utföra riskfyllt eller tungt arbete.
4. Leverantören ska säkerställa att ingen Anställd diskrimineras eller behandlas illa på grund av kön, könsöverskridande identitet, ras, hudfärg, etnicitet eller religiös övertygelse, funktionsnedsättning eller sexuell läggning. Mångfald och lika möjligheter ska uppmuntras.
5. Ingen får utsättas för kroppslig bestraffning, olagligt frihetsberövande eller fysiskt, sexuellt, psykiskt eller verbalt övergrepp. Löneavdrag som disciplinär åtgärd är inte tillåtna.
6. Leverantören ska respektera alla Anställdas föreningsfrihet och deras rätt till kollektiva förhandlingar. Alla Anställda ska ha full frihet att gå med i en fackförening och utse representanter för att företräda sina arbetsintressen utan rädsla för bestraffning, förföljelse eller andra former av repressalier.

 Arbetsvillkor

1. Ett skriftligt avtal ska upprättas för varje Anställd, oavsett om anställningen är tillfällig eller permanent. Det skriftliga avtalet ska som minimum innehålla information om arbetstid, uppsägningstid, lön, lönespann och övertidsersättning.
2. Alla Anställda ska erhålla en rättvis lön som täcker en rimlig levnadsstandard för den Anställde. En sådan levnadsstandard ska omfatta mat, kläder, boende, sjukvård, sociala tjänster och försäkringar. Övertidsersättning ska motsvara minst en fjärdedel av ordinarie lön, om inget annat anges i nationell lagstiftning.
3. Alla Anställda ska erhålla ett lönebesked som anger lön, antal arbetade timmar samt eventuella lagliga avdrag, liksom övertidsersättning i förekommande fall.
4. Antalet ordinarie arbetstimmar får aldrig överstiga 48 timmar, och övertid ska vara frivillig och får aldrig överstiga 12 timmar per vecka, om inget annat anges i nationell lagstiftning. Varje Anställd ska ha rätt till minst en ledig dag per vecka.
5. Alla Anställda ska ha rätt till semesterlön, sjuklön och betald föräldraledighet.
6. Leverantören ska skapa en sund och säker arbetsmiljö. Skador och olyckor ska dokumenteras, minimeras och förebyggas.
7. Alla Anställda ska ha tillgång till rent dricksvatten­, toaletter samt en separat plats för måltider.
8. Riskfyllt arbete ska dokumenteras, och Leverantören ska bekosta och tillhandahålla lämplig skyddsutrustning. Alla arbetsytor ska vara väl belysta, ventilerade och hålla en acceptabel temperatur och ljudnivå.
9. Om boende erbjuds ska varje Anställd erbjudas en lämplig och ren säng med separata sovutrymmen, toaletter och duschar för män och kvinnor.
10. Leverantören ska ha tillfredsställande brandsäkerhets‑ och utrymningsrutiner. Alla anläggningar ska vara utrustade med brandlarm, brandsläckare samt tydligt markerade och lättillgängliga utrymningsvägar och nödutgångar. Brandövningar ska genomföras regelbundet.
11. Alla produkter och tjänster som tillhandahålls ska uppfylla samtliga lagstadgade krav avseende konsumenters hälsa och säkerhet. Leverantören ska förse Scandic med tydlig information om innehåll, säker användning, underhåll, förvaring och avfallshantering av produkter och tjänster.

 Miljö

1. Leverantören ska åta sig att minska sin påverkan på miljön samt på allmän hälsa och säkerhet.
2. Leverantören ska etablera ett miljöprogram med mätbara mål för förbättrad miljö‑ samt hälso‑ och säkerhetsnivå. Programmet ska inkludera information om hantering av kemikalier och farliga material, avfallshantering, energi­förbrukning, vatten­förbrukning, transporter och resor samt utsläpp till luft, vatten­ och mark.
3. Leverantören ska ha en riskhanteringsplan som förebygger, minskar och kontrollerar allvarlig miljöskada.
4. Leverantörer av produkter som innehåller konfliktmineraler såsom tenn, volfram, tantal och/eller guld till Scandic är skyldiga att ha en policy och en procedur som säkerställer spårbarhet av dessa mineraler.
5. Djurskydd ska minst uppfylla kraven i rådets direktiv 98/58/EG.

 Antikorruption

1. Korruption i alla former, inklusive men inte begränsat till utpressning, mutor, nepotism, bedrägeri och penningtvätt, är strängt förbjuden.
2. Ingen får erbjuda, utlova, ge eller acceptera, direkt eller indirekt, någon betalning, gåva eller förmån i utbyte mot särskild behandling i syfte att påverka en affärstransaktion eller erhålla en personlig eller kommersiell fördel.
3. Alla potentiella intressekonflikter ska undvikas. Affärsbeslut får inte motiveras av eller påverkas av personliga relationer och/eller intressen.
4. Rättvis konkurrens ska respekteras. Prissamverkan, marknadsuppdelning, anbudskarteller och produktionsbegränsningar är strängt förbjudna.
5. En antikorruptionspolicy och ett antikorruptionsprogram ska finnas på plats. Interna kontrollåtgärder ska genomföras och rapporteras för att förebygga korruption och anklagelser om korruption.
6. Leverantören uppmuntras att vara transparent. System som säkerställer korrekt, regelbunden, tillförlitlig och relevant information om Leverantörens verksamhet, struktur, finansiella situation och affärstransaktioner ska finnas på plats.